Am Institut für Romanische Sprachen und Literaturen, Fachbereich Neuere Philologien, der Goethe-Universität Frankfurt am Main ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle für eine*n

Verwaltungsangestellte*n (m/w/d)
(E8 TV-G-U)

im unbefristeten Beschäftigungsverhältnis zu besetzen. Die Eingruppierung richtet sich nach den Tätigkeitsmerkmalen des für die Goethe-Universität geltenden Tarifvertrags (TV-G-U).

Zu Ihren Aufgaben gehört die Organisation der Geschäftsführung des Instituts, vor allem:

Planung, Vor- und Nachbereitung der Direktoriumssitzungen, Protokollführung, Terminplanung, Korrespondenz, Aktualisierung der Homepage, Erstellung von Statistiken, Raumplanung der Institutsräume, Kommunikation mit der Universitätsverwaltung und dem Dekanat
Bearbeitung von Personalvorgängen: z.B. Vorbereitung von Ausschreibungen, Einstellungsvorgängen, Weiterbeschäftigungen, Hilfskraftverträgen, Lehraufträgen etc., Überwachung der Vertragslaufzeiten und des Personaletats
Verwaltung und Abrechnung von Dienstreisen, Führung der Urlaubsdatenbank, Meldung von Arbeitsunfähigkeit und Arbeitsunfällen, Koordination der Hilfskräfte, Kommunikation mit der Personalabteilung und dem Dekanat
organisatorische Vorbereitung der Lehre inkl. Anlage und Pflege der Vorlesungsverzeichnisse, Raumreservierungen, Planung von Prüfungsterminen, Kommunikation mit den Prüfungsämtern und mit den Studierenden
allgemeine Sekretariatstätigkeiten: Erledigung des Schriftverkehrs, Abwicklung der telefonischen und E-Mail-Kommunikation mit universitären und außeruniversitären Beteiligten (auch in der Fremdsprache), Sachmittelbeschaffung (Bestellung von Verbrauchsmaterialien, Einholung von Angeboten für Anschaffungen, Buchbestellungen), Kommunikation mit der Hausverwaltung und dem Kundendienst, Mitorganisation von Tagungen, Konferenzen und Gastvorträgen, Ablage der Materialien der Geschäftsführung und der Selbstverwaltung
Betreuung und Koordination der (Re-)Akkreditierung und Bewerbung der Studiengänge des Instituts
Koordination der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts
Überwachung und Führung von Haushalts- und Drittmittelkonten, inkl. Unterstützung bei Verwendungsnachweisen
Mittelverwaltung des drittmittelfinanzierten Katalanisch-Lektorats des Instituts und ähnlicher Stellen
unterstützende Mitarbeit bei der Publikation von Projektergebnissen (auch in der Fremdsprache)
Unsere Erwartungen an Sie:

abgeschlossene Ausbildung im verwaltungs- oder im kaufmännischen Bereich bzw. vergleichbare Kenntnisse
selbstständige Arbeitsweise, Organisationstalent, Engagement und Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, freundliches und verbindliches Auftreten
verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
gute Englischkenntnisse und gute Kenntnisse in mindestens einer romanischen Sprache, sicherer Umgang mit gängiger Software (Word, Excel, Outlook, Internet) und die Bereitschaft zur Einarbeitung in Programme zur Wissensorganisation und in Prüfungs- und Lernplattformen
gute Kenntnisse hochschulinterner Strukturen, Ansprechpartner*innen, Dienstvereinbarungen, Verfahren und Abläufe
Grundkenntnisse im Personalwesen der Universität sowie Kenntnisse im Arbeitsrecht
fundierte Kenntnisse der Studiengänge, der Studienordnungen und der Forschungsprofile des Instituts
Kenntnisse der (Dritt-)Mittelverwaltung und im Bereich der Haushaltsplanung
Fachkenntnisse im Bereich Rechnungswesen
Wir bieten:

einen sehr vielfältigen Arbeitsbereich (Personal, Finanzen, Lehre)
Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung
eine betriebliche Altersvorsorge
die kostenlose Nutzung des hessenweit gültigen ÖPNV-Tickets (LandesTicket Hessen, zunächst bis zum 31.12.2021, eine Verlängerung wird angestrebt)
Ihre Bewerbung richten Sie bitte in elektronischer Form (pdf-Dateien) bis zum 20.10.2020 an Dr. Frank Estelmann, E-Mail: Estelmann@em.uni-frankfurt.de. Bitte senden Sie uns keine Originalunterlagen zu, da sie nicht zurückgeschickt werden. Fahrt- und Bewerbungskosten können leider nicht erstattet werden.

Die Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main ist mit etwa 48.000 Studierenden und rund 5.000 Beschäftigten eine der größten Hochschulen in Deutschland. 1914 von Frankfurter Bürgern gegründet und seit 2008 wieder in der Rechtsform einer Stiftung besitzt die Goethe-Universität ein hohes Maß an Eigenständigkeit, Modernität und fachlicher Vielfalt. Als Volluniversität bietet die Goethe-Universität Frankfurt auf fünf Campus in insgesamt 16 Fachbereichen über 100 Studiengänge an und besitzt gleichzeitig eine herausragende Forschungsstärke.

Die Universität tritt für die Gleichberechtigung von Frauen und Männern ein und fordert deshalb nachdrücklich Frauen zur Bewerbung auf. Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt.